Jakarta, TopBusiness – PT Bukit Asam (Persero) Tbk (IDX: PTBA) memperkuat transformasi digital melalui pengembangan Cisea Spend Management System, sebuah platform pengadaan terintegrasi yang dikembangkan secara in-house. Inovasi ini tidak hanya meningkatkan efektivitas proses procurement, tetapi juga menghasilkan penghematan nilai pengadaan hingga Rp1,2 triliun sepanjang 2023–2025.
Digitalisasi menjadi kebutuhan strategis bagi PTBA seiring kompleksitas kegiatan bisnis perusahaan yang mencakup pertambangan batu bara, logistik dan infrastruktur, energi dan hilirisasi, hingga pengembangan bisnis hijau. Dengan wilayah operasi yang tersebar di sejumlah lokasi, perusahaan membutuhkan sistem teknologi informasi yang mampu mendukung integrasi proses bisnis, mempercepat pengambilan keputusan, serta memastikan tata kelola operasional berjalan efektif.
Salah satu inovasi yang menjadi perhatian adalah Cisea Spend Management System, yang dikembangkan untuk mentransformasi proses pengadaan dari sistem E-Proc berbasis pihak ketiga menuju platform digital terintegrasi dalam ekosistem Cisea.
IT Planning & Security Department Head PTBA, Ihwani Maris, menjelaskan bahwa transformasi digital perusahaan tidak berdiri sebagai inisiatif teknologi semata, melainkan menjadi bagian dari strategi bisnis korporasi.
Menurutnya, kompleksitas bisnis PTBA menghasilkan kebutuhan besar terhadap pengelolaan data, koordinasi, transparansi, serta proses pengadaan yang cepat dan akuntabel. Karena itu, perusahaan terus mengembangkan kapabilitas digital untuk mendukung integrasi proses bisnis sekaligus meningkatkan efisiensi operasional.
“Transformasi digital tidak hanya dibangun dari teknologi, tetapi juga dikembangkan oleh manusia yang mengelolanya,” ujar Ihwani dalam presentasi penjurian TOP Digital Awards 2026 yang dilakukan secara daring, Selasa (10/11/2026).
Ia menjelaskan, digitalisasi dan penguatan keamanan siber telah ditempatkan sebagai salah satu pilar strategi perusahaan. Langkah tersebut didukung pengembangan kompetensi sumber daya manusia serta penguatan tata kelola teknologi informasi.
Salah satu implementasinya adalah pengembangan Cisea Spend Management System untuk menjawab sejumlah kendala dalam sistem pengadaan sebelumnya. Sebelum transformasi, aplikasi E-Proc hanya memiliki 25 fitur dan belum terintegrasi dengan super-app Cisea maupun sistem ERP perusahaan. Sebagian proses masih dilakukan secara manual, sementara pengembangan dan pemeliharaan aplikasi sepenuhnya bergantung pada vendor eksternal.
Application Development & Services/EIS Staff PTBA, Sulthan M Fasda, menjelaskan bahwa pengembangan sistem tersebut dilatarbelakangi kebutuhan untuk memperluas cakupan digitalisasi proses pengadaan sekaligus memperbaiki berbagai kendala operasional.
Ia memaparkan, sistem sebelumnya belum mampu mengakomodasi seluruh proses bisnis pengadaan. Selain itu, integrasi dengan sistem perusahaan masih terbatas dan pemantauan kontrak belum terpusat.
“Transformasi digital ini tidak kami ukur hanya dari seberapa banyak proses bisnis yang telah didigitalisasi, tetapi harus terus dikembangkan mengikuti tren teknologi yang ada,” jelas Sulthan.
Melalui pengembangan in-house, Cisea Spend kini memiliki 194 fitur atau meningkat 676% dibandingkan sistem sebelumnya. Sistem tersebut mencakup tujuh modul, yakni Procurement Management, Contract Management, Vendor Management, Reporting, Material Management, Spend Analysis, dan Document Management.
Pengembangan tersebut juga menghadirkan tiga modul baru yang sebelumnya belum tersedia, yaitu Contract Management, Spend Analysis, dan Document Management. Dengan cakupan fitur yang lebih luas, proses pengadaan dapat dilakukan secara lebih terintegrasi, mulai dari pengelolaan procurement, penyusunan kontrak, hingga pemantauan pelaksanaan kontrak.
Salah satu perubahan penting adalah berkurangnya ketergantungan terhadap vendor eksternal. Sebelumnya, ketergantungan pengembangan dan pemeliharaan aplikasi mencapai 100%. Kini, melalui pengembangan internal, ketergantungan tersebut dapat ditekan menjadi nol untuk kegiatan development. Integrasi dengan sistem ERP juga menjadi lebih fleksibel melalui REST API dan SFTP.
Dari sisi kinerja operasional, penerapan Cisea Spend memberikan dampak terhadap percepatan proses pengadaan. Rata-rata durasi hingga pembuatan purchase order (PO) dan kontrak turun dari 78 hari pada sistem sebelumnya menjadi 58,52 hari pada periode 2024–2026. Artinya, terdapat percepatan sekitar 24,97%.
Manfaat lainnya terlihat dari peningkatan transparansi pengelolaan kontrak. Sebelumnya, kontrak senilai Rp53,74 triliun selama periode 2022–2025 masih dipantau menggunakan perangkat pendukung di luar sistem. Setelah Cisea Spend diterapkan, seluruh kontrak dapat tercatat dan dimonitor secara digital.
Sistem tersebut menyediakan pemantauan status PO, kontrak yang mendekati atau melewati jatuh tempo, pengingat, hingga status sanksi per kontrak. Dengan demikian, perusahaan memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap pelaksanaan kontrak serta dapat meningkatkan akuntabilitas proses pengadaan.
Dampak finansial juga menjadi salah satu indikator keberhasilan inovasi tersebut. Berdasarkan data perusahaan, nilai penghematan pengadaan selama 2023–2025 mencapai Rp1,195 triliun. Angka tersebut berasal dari selisih antara Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan harga akhir pengadaan, dengan rata-rata persentase penghematan sebesar 2,92%.
Pada 2023, penghematan tercatat Rp505,3 miliar, kemudian Rp259 miliar pada 2024, dan Rp431 miliar pada 2025.
Selain penghematan dari proses pengadaan, pengembangan sistem secara in-house juga memberikan efisiensi biaya teknologi informasi. PTBA mencatat potensi penghematan biaya tahun pertama sebesar Rp3,72 miliar atau sekitar 86% dibandingkan model pengembangan pihak ketiga. Sementara itu, biaya operasional tahunan dapat ditekan sekitar Rp387 juta atau 72%.
Selain mengembangkan sistem dan infrastruktur teknologi, PTBA juga memperhatikan kesiapan sumber daya manusia dalam menghadapi transformasi digital.
IT Planning & Control Section Head PTBA, Muhammad Mujtahid, menjelaskan bahwa perusahaan melakukan penguatan budaya digital secara bertahap. Salah satu pendekatannya adalah mendorong penggunaan aplikasi teknologi dalam kegiatan operasional sehari-hari.
Ia mencontohkan penerapan sistem absensi yang sebelumnya menggunakan fingerprint, kemudian beralih ke aplikasi Cisea. Perubahan tersebut menjadi salah satu cara perusahaan membiasakan seluruh karyawan, baik yang berusia muda maupun senior, untuk memanfaatkan teknologi.
“Dengan penggunaan aplikasi, mau tidak mau karyawan, baik tua maupun muda, menggunakan teknologi untuk kegiatan sehari-hari,” ungkap Muhammad.
Selain itu, perusahaan mengembangkan konstruksi pemantauan kinerja operasional yang memungkinkan informasi diperoleh secara real-time sehingga membantu mempercepat pengambilan keputusan. PTBA juga menjalankan kegiatan peningkatan kesadaran keamanan digital secara rutin setiap bulan.
Di sisi tata kelola teknologi informasi, PTBA telah menerapkan berbagai kebijakan dan standar, termasuk ISO 27001:2022 untuk sistem manajemen keamanan informasi serta ISO 20000 untuk manajemen layanan teknologi informasi.
Dalam pengelolaan risiko, PTBA telah menggunakan aplikasi Enterprise Risk Management Application (ERMA), dilengkapi IT Risk Register dan evaluasi risiko secara triwulanan. Perusahaan juga melakukan pemantauan proyek digitalisasi secara bulanan yang dilaporkan kepada direktur pembina.
Dari aspek keamanan siber, perusahaan mengoperasikan Security Operations Center (SOC) selama 24 jam sehari dan tujuh hari seminggu. Pengamanan dilakukan melalui beberapa lapisan, mulai dari perlindungan identitas dan akses, keamanan jaringan, endpoint, aplikasi, data, hingga sistem kritikal.
D