Jakarta, TopBusiness – PT Ruang Raya Indonesia (Ruangguru) memanfaatkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) melalui RAISA (Ruangguru AI Support Assistant) untuk meningkatkan efisiensi layanan human capital. Asisten berbasis AI tersebut telah menangani 5.843 pertanyaan karyawan, dengan efisiensi waktu kerja administratif mencapai 80%.
Senior Vice President of Human Capital & Corporate Affairs Ruangguru, Kartika Akbaria, menjelaskan bahwa RAISA dikembangkan untuk mempermudah akses karyawan terhadap layanan human resources (HR), mulai dari informasi kebijakan perusahaan, sisa cuti, hingga permintaan dokumen kepegawaian.
“Customer service HR kami sudah menggunakan AI. Namanya RAISA, singkatan dari Ruangguru AI Support Assistant. Layanan ini bisa diakses 24 jam sehari dan tujuh hari seminggu,” ujar Kartika dalam presentasi penjurian TOP Human Capital Awards 2026 yang dilakukan secara daring, Jumat (9/10/2026).
Dalam kesempatan tersebut, ia didampingi Head of People & Corporate Services Raja Faizal Maradona, Talent Acquisition & Employer Branding Manager Alvin Ramanda Putra, serta Associate Culture Engagement Manager Lutfiani Harsya.
Berdasarkan data dalam materi presentasi, RAISA mencatat tingkat akurasi respons sebesar 96%. Sebanyak 52% pertanyaan juga dapat diselesaikan tanpa intervensi tim HR. Pemanfaatan teknologi ini membantu mengurangi pekerjaan administratif berulang sehingga tim human capital dapat lebih berfokus pada pengembangan talenta dan kebutuhan strategis bisnis.
Selain RAISA, Ruangguru menggunakan applicant tracking system (ATS) untuk mengelola proses rekrutmen, mulai dari pencarian kandidat hingga perekrutan. Sistem tersebut telah digunakan untuk mengelola lebih dari 200.000 kandidat. Perusahaan juga mengembangkan HRApps sebagai akses terpusat terhadap layanan karyawan, dengan 20 layanan HR dan 3.542 pengguna aktif.
Kartika menegaskan bahwa pemanfaatan teknologi tersebut merupakan bagian dari upaya Ruangguru menyelaraskan pengelolaan sumber daya manusia dengan pertumbuhan bisnis perusahaan.
Perencanaan Tenaga Kerja Mengikuti Dinamika Bisnis
Dalam presentasi yang mengusung tema Scaling the Business, Building the People, Kartika menjelaskan bahwa pertumbuhan bisnis Ruangguru menuntut pengelolaan human capital yang semakin adaptif.
Didirikan pada 2014, Ruangguru mengembangkan ekosistem pendidikan yang mencakup anak usia dini, siswa sekolah dasar hingga menengah atas, persiapan studi ke luar negeri, serta layanan pembelajaran sepanjang hayat.
Diversifikasi produk tersebut diikuti perluasan jaringan learning center. Berdasarkan materi presentasi, jumlah learning center Ruangguru telah mencapai lebih dari 460 titik pada tahun ajaran 2026/2027. Lebih dari 70% jaringan tersebut berada di luar kota-kota besar.
Perusahaan juga mencatat lebih dari 45 juta pengguna, sekitar 300 ribu mitra guru, dan lebih dari 100 ribu materi pembelajaran. Sementara itu, jumlah karyawan pada tahun ajaran 2026/2027 mencapai 3.542 orang.
Sekitar 80% karyawan berada di unit cabang. Kondisi tersebut membuat kebutuhan tenaga kerja sangat dipengaruhi oleh perkembangan bisnis dan kebutuhan operasional di berbagai daerah.
Karena itu, Ruangguru menjalankan manpower planning setiap tiga bulan, disertai koordinasi mingguan dengan para pemangku kepentingan untuk menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja.
“Walaupun kami sudah punya manpower planning, sebenarnya perencanaan itu cukup dinamis. Setiap minggu kami melakukan koordinasi dengan setiap pemangku kepentingan karena kebutuhan bisnis bisa berubah,” jelas Kartika.
Pemenuhan tenaga kerja dilakukan melalui perekrutan eksternal, mobilitas internal, serta kolaborasi dengan universitas dan komunitas. Berdasarkan materi presentasi, Ruangguru merekrut 17.897 tenaga kerja sepanjang 2025, termasuk karyawan tetap dan mitra.
Pemetaan Talenta untuk kebutuhan suksesi
Selain merekrut tenaga kerja baru, Ruangguru mengoptimalkan talenta internal untuk mengisi posisi strategis melalui promosi, rotasi, dan pengembangan karier.
Kartika menjelaskan, pemetaan talenta dilakukan melalui dua pendekatan. Pertama, pendekatan bottom-up berupa evaluasi kinerja dan usulan promosi atau rotasi dari supervisor. Kedua, pendekatan top-down melalui peninjauan struktur organisasi dan kebutuhan tenaga kerja sesuai perkembangan bisnis.
“Yang kami dapatkan adalah list of potential future leader atau suksesor, dan juga daftar talenta yang mungkin bisa dirotasi atau dikembangkan,” ujarnya saat menjawab pertanyaan dewan juri.
Dalam sesi tanya jawab tersebut, Kartika juga menjelaskan bahwa waktu perekrutan bergantung pada jenis posisi. Untuk branch manager, proses dari pencarian kandidat hingga perekrutan umumnya membutuhkan waktu sekitar dua minggu hingga satu bulan.
Sementara itu, posisi education consultant dapat dipenuhi lebih cepat karena ketersediaan kandidat relatif lebih besar. Perusahaan juga membuka kesempatan bagi lulusan baru dan mahasiswa yang belum menyelesaikan studi.
“Untuk education consultant ini relatif lebih cepat. Bahkan, pernah terjadi permintaan tenaga kerja baru disampaikan kemarin, lowongan dibuka hari ini, dan besoknya sudah ada yang direkrut,” kata Kartika.
Namun, ia mengakui bahwa siklus kerja karyawan pada posisi education consultant relatif lebih pendek. Hal ini menjadi tantangan tersendiri dalam menjaga ketersediaan tenaga kerja di unit operasional.
Membangun Budaya Belajar dan Kepemimpinan
Di bidang pengembangan kompetensi, Ruangguru mengembangkan Internal Facilitator Community (IFC), yaitu komunitas yang mendorong karyawan berbagi pengetahuan dan keterampilan melalui pembelajaran antarrekan kerja atau peer-to-peer learning.
“Setiap orang adalah guru, tetapi di sisi lain setiap orang juga adalah pembelajar. Kami percaya setiap orang memiliki nilai, keahlian, pengetahuan, dan pengalaman masing-masing,” tutur Kartika.
Melalui IFC, karyawan berkesempatan menjadi fasilitator dan membagikan pengetahuan kepada rekan kerja. Program ini juga didukung berbagai bentuk apresiasi, antara lain sertifikat, lencana digital, merchandise, dan voucher pembelajaran.
Materi presentasi mencatat IFC memiliki 91 fasilitator aktif dan telah menyelenggarakan 444 sesi pembelajaran. Tingkat partisipasi mencapai 65,45%, dengan skor kepuasan pelatihan sebesar 4,6 dari skala 5.
Ruangguru juga menjalankan program pengembangan talenta terstruktur, antara lain Career Acceleration Program (CAP), Management Associate Program (MAP), dan Sales Trainee Academy Ruangguru (STAR).
Program tersebut ditujukan untuk mengembangkan karyawan berpotensi tinggi dan mempersiapkan calon pemimpin perusahaan. Dalam materi presentasi, seluruh alumni CAP yang tercatat dalam program tersebut telah ditempatkan pada posisi kepemimpinan, sedangkan 67% alumni MAP telah menduduki posisi kepemimpinan.
Pengelolaan kinerja dilakukan melalui performance review setiap semester yang mengacu pada pencapaian Objectives and Key Results (OKR) dan nilai-nilai perusahaan. Ruangguru juga menyediakan kanal umpan balik yang memungkinkan karyawan menyampaikan masukan secara terbuka maupun anonim.
Menurut Kartika, mekanisme tersebut membantu karyawan memperoleh masukan secara berkelanjutan sehingga perbaikan kinerja tidak harus menunggu evaluasi formal.
CHIEF sebagai Nilai Perusahaan
Ruangguru memperkuat budaya organisasi melalui nilai CHIEF, yakni Collaboration, Human-Centric, Introspective, Entrepreneurial, dan Fun.
Nilai-nilai tersebut diintegrasikan ke dalam proses pengelolaan kinerja, termasuk penilaian terhadap perilaku karyawan. Dengan pendekatan ini, perusahaan tidak hanya mengukur pencapaian target, tetapi juga cara karyawan menjalankan tanggung jawab dan berkolaborasi.
“Kami bukan hanya menempatkan CHIEF sebagai tulisan di atas kertas. Nilai-nilai ini benar-benar masuk ke dalam seluruh proses HR, termasuk performance review,” tegas Kartika.
Dalam materi presentasi, skor People Engagement Survey Ruangguru tercatat sebesar 67% pada 2025, mendekati tolok ukur global pendidikan yang digunakan perusahaan, yakni 68%.
Untuk memperkuat keterlibatan karyawan, perusahaan mengembangkan berbagai komunitas berbasis minat, seperti kegiatan membaca dan olahraga. Dukungan kesejahteraan juga dilakukan melalui layanan konseling profesional dan kebijakan kerja yang memperhatikan kebutuhan karyawan tertentu.
Dari sisi efisiensi biaya, berbagai inisiatif human capital menghasilkan penghematan sekitar Rp2,2 miliar pada periode 2025–2026. Upaya tersebut mencakup peninjauan manfaat kesehatan karyawan, optimalisasi dukungan eksternal, penataan ruang kerja, dan pemanfaatan sistem internal.
Perluas Akses Pendidikan dengan ILF
Kontribusi Ruangguru tidak hanya diukur melalui pertumbuhan bisnis, tetapi juga melalui dampak sosial di bidang pendidikan. Salah satu program yang dijalankan adalah Indonesia Learning Fellowship (ILF), yang mendukung kesiapan akademik dan pengembangan diri siswa untuk melanjutkan pendidikan tinggi.
Berdasarkan materi presentasi, ILF telah menjangkau lebih dari 6.000 siswa di lebih dari 60 kabupaten/kota dan 20 provinsi. Sebanyak 80% peserta dari keluarga prasejahtera dan wilayah dengan keterbatasan sumber daya dilaporkan berhasil diterima di perguruan tinggi negeri maupun swasta.
Program ini menyediakan akses pembelajaran melalui aplikasi Ruangguru, pendampingan persiapan masuk perguruan tinggi, simulasi ujian, serta kegiatan pengembangan diri.
Atas berbagai inisiatif pengelolaan SDM dan teknologi, Ruangguru meraih penghargaan HR Team of the Year dalam HR Tech Asia Awards 2025 yang diselenggarakan HRM Asia di Singapura. Tak hanya itu, Ruangguru juga menjadi salah satu kandidat peraih TOP Human Capital Awards 2026.