Jakarta, TopBusiness – Mengingat tugasnya yang begitu kompleks, implementasi GRC bagi PT JakLingko Indonesia (JakLingko) merupakan hal yang sangat penting. Ini seperti ditegaskan oleh Muhamad Kamaluddin, Direktur Utama PT JakLingko Indonesia dalam sesi penjurian TOP GRC Awards 2022 yang digelar Majalah TOP Business pada Kamis (14/7/2022) lalu.
“GRC memang sangat penting untuk JakLingko dan menjadi prioritas manajemen. Karena internal stakeholdernya sangat beragam ada public transport operator, yang masing-masing perlu diintegrasikan, kemudian juga eksternal stakeholder, dari kementerian, pemerintah pusat, pemerintah daerah, kemudian regulator seperti Bank Indonesia dan sebagainya. Juga untuk publik yang sangat menunggu-nunggu, dan mereka mengharapkan layanan yang terbaik, secara aman, andal dan akurat,” ujar Kamaluddin.
Untuk sebuah perusahaan, JakLingko memang masih relatif baru. Kendati demikian, tuntutan terhadap perusahaan ini dinilai sangat tinggi. “Meskipun baru berusia dua tahun, namun tuntutan kepada JakLingko untuk mendeliver hasil amatlah tinggi,” ungkap M. Hanif Arie, selaku Direktur PT JakLingko Indonesia.
Lebih lanjut Hanif memaparkan tiga fase yang telah dilakukan JakLingko dalam implementasi sistem integrasi JakLingko.
“Fase pertama adalah penyelesaian Central Clearing House System, yang ini sudah diselesaikan pada bulan Agustus dan September 2021, ini menandai selesainya core engine dari Clearing House yang dimiliki perusahaan.”
“Dan fase kedua adalah beroperasinya Mobility as a Service, yang ditandai dengan bergabungnya salah satu ride hailing di dalam ekosistem JakLingko, yaitu Grab dan ini telah diselesaikan pada bulan April 2022. Sekaligus ini menandai mulainya kegiatan komersial perusahaan, dan rencananya pada peyelesaian fase ketiga bulan Agustus sudah akan diselesaikan Account Base Ticketing yang merupakan ciri khas atau keunggulan dari sistem ticketing yang dimiliki oleh JakLingko,” ungkap Hanif.
Berkaitan dengan GRC, Hanif mengatakan meski di tahun pertama, JakLingko telah memiliki kelengkapan sistem dan GRC dengan penyusunan Board Manual, panduan serta pedoman yang diperlukan, meliputi area manajemen risiko, internal audit, benturan kepentingan, hingga etika.
“Ini sudah berhasil kami selesaikan. Juga perkembangan organisasi yang dinamis, kami tetap menjaganya agar tetap beroperasi secara efisien,” lanjutnya.
Sebagai bagian dari penerapan GRC, Hanif mengatakan bahwa JakLingko telah melengkapi beberapa dokumen, khususnya di bidang Corporate Governance. Kemudian di internal audit hanya tinggal internal audit charter yang masih dalam progress berlangsung. Adapun risk management, dokumen (yang masih dalam progress) adalah yang terkait mengenai Bribery Risk Assessment.
“Karena kami punya rencana akan memenuhi ISO 37001, yaitu sistem manajemen anti penyuapan di kemudian hari,” tandas Hanif.
Adapun untuk kebijakan manajemen risiko, Hanif menegaskan bahwa sedari awal JakLingko sudah menerapkannya termasuk mendelegasikan kewenangan beserta tanggung jawab kepada seluruh struktur organisasi.
“Dengan demikian, manajemen bisa berfokus pada hal-hal yang memiliki risiko tinggi serta yang memiliki exposure atau dampak yang cukup besar,” ujarnya.
Andalkan IT
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang sistem pembayaran dan ticketing sudah barang tentu teknologi informasi sudah menjadi hal yang lekat dengan JakLingko. Tak heran, bila dalam implementasi GRC pun perusahaan ini sudah memanfaatkan teknologi informasi.
“Salah satu aspek yang sangat membantu dalam impelementasi GRC adalah teknologi informasi. Kita tahu semua bahwa teknologi informasi sangat-sangat berperan penting dalam mengubah satu pola pekerjaan, terutama yang saat ini sedang menjadi sorotan salah satunya adalah pelanggaran-pelanggaran seperti KKN, kecurangan, etika dan lain-lain, ini bisa kami atasi dengan penerapan Whistle Blowing System. Ini bisa diakses langsung dari website kami, jadi ini terbuka, bukan hanya untuk internal karyawan, tetapi juga masyarakat umum dapat melaporkan apabila terjadi pelanggaran-pelanggaran,” jelas Albertus Indarko Wiyogo, selaku Direktur di JakLingko.
Tidak hanya itu, sebagai perusahaan pembayaran dan ticketing yang mempunyai muatan IT sangat tinggi, serta memiliki jumlah penumpang yang besar (kurang lebih 2,2 juta sebelum pandemi), Indarko menegaskan bahwasanya secara umum, sistem IT di belakangnya harus dimonitoring dengan sebaik-baiknya.
“Salah satunya kami sudah mempunyai monitoring engine untuk semua sistem yang ada di back end, front end, maupun sistem database yang kami lakukan monitoring secara 24 jam x 7 secara terus menerus,” bebernya.
Selain itu, JakLingko juga telah menyediakan help desk sistem yang mempunyai tim yang bekerja 24 jam x 7, yang terus menerus melakukan monitoring dan juga problem solving apabila ada masalah-masalah yang terjadi di sistem di tempat operator maupun di sisi front end yang digunakan oleh user.
Adapun untuk menjamin kerahasiaan dan keamanan, alih-alih menggunakan tools yang bisa digunakan (secara gratis) di internet, misalnya untuk berbagi file, sistem, dan lain-lain, JakLingko justru memiliki sistem sendiri.
“Kami menyiapkan sistem sendiri untuk berbagi file antarinternal kami, kami menyebutnya File Drop Server, itu bisa digunakan di internal kami saja, tidak disharing, tidak melalui cloud, menggunakan on premise infrastructure, sehingga secara level keamanan itu jauh lebih tinggi,” ungkap Indarko.
Tidak berhenti sampai di situ, dari sisi keamanan fisik, JakLingko juga sudah mempunyai apa yang disebutnya sebagai Office Monitoring. “Ini seperti CCTV pada umumnya, tetapi sudah ditambahi dengan fitur analitik, yang memberikan alarm apabila ada hal-hal di luar kebiasaan,” ujarnya.
Masih berkaitan dengan pemanfaatan IT untuk implementasi GRC, JakLingko juga sudah menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk permintaan pengadaan.
“Pada dasarnya kami membangun GRC secara menyeluruh, baik untuk proses procurement hingga sampai penyusunan laporan keuangannya, ini sudah menjadi satu secara komprehensif. Dan karenanya untuk organisasi yang kecil seperti kami, ini sangat membantu. Dan dengan adanya sistem ERP ini tanggung jawab menjadi lebih jelas dan hasil juga sudah bisa dipastikan, dan ini sudah kami integrasikan di dalam ERT System kami,” ujar Hanif.
Sebagai penutup paparan pada sesi penjurian lalu, JakLingko kembali mempertegas komitmennya terhadap penerapan GRC di masa yang akan datang.
“Dari sisi komitmen, dan untuk ke depannya kami memastikan untuk terus berkomitmen bagi GRC yang terbaik, dan kami terus berkolaborasi dengan semua pihak, di antaranya dengan KPK, dan kami sudah ada perjanjian dengan KPK RI, bukan hanya untuk pendidikan, tetapi juga kami ada campaign bersama, kami juga sharing Whistle Blowing System kami. Jadi, (untuk Whistle Blowing System) bisa langsung pelaporannya ke KPK, dan lalu disampaikan kepada kami,” pungkas Kamaluddin.
Penulis: Fauzi