Jakarta, TopBusiness – PT Ruang Raya Indonesia (Ruangguru) memanfaatkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) melalui RAISA (Ruangguru AI Support Assistant) untuk meningkatkan efisiensi layanan human capital. Asisten berbasis AI tersebut membantu karyawan mengakses layanan HR dan telah menangani ribuan pertanyaan karyawan.
Senior Vice President of Human Capital & Corporate Affairs Ruangguru, Kartika Akbaria, menjelaskan bahwa RAISA dikembangkan untuk mempermudah akses karyawan terhadap layanan HR, mulai dari informasi kebijakan perusahaan, sisa cuti, hingga permintaan dokumen kepegawaian.
“Customer service HR kami sudah menggunakan AI. Namanya RAISA, singkatan dari Ruangguru AI Support Assistant. Layanan ini bisa diakses 24 jam sehari dan tujuh hari seminggu,” ujar Kartika dalam presentasi penjurian TOP Human Capital Awards 2026 yang dilakukan secara daring, Jumat (9/10/2026).
Pemanfaatan teknologi ini membantu mengurangi pekerjaan administratif berulang sehingga tim human capital dapat lebih berfokus pada pengembangan talenta dan kebutuhan strategis bisnis.
Kartika dalam presentasi penjurian TOP Human Capital Awards 2026 ini didampingi Head of People & Corporate Services Raja Faizal Maradona, Talent Acquisition & Employer Branding Manager Alvin Ramanda Putra, serta Associate Culture Engagement Manager Lutfiani Harsya.
Selain RAISA, Ruangguru menggunakan applicant tracking system (ATS) untuk mengelola proses rekrutmen, mulai dari pencarian kandidat hingga perekrutan. Sistem ini telah digunakan untuk mengelola ratusan ribu kandidat.
Perusahaan juga mengembangkan HRApps sebagai akses terpusat terhadap layanan karyawan, dengan ribuan pengguna aktif. Seluruh pemanfaatan teknologi tersebut dijalankan dengan tetap mengedepankan perlindungan data pribadi karyawan dan kandidat sesuai ketentuan yang berlaku.
Kartika menegaskan bahwa pemanfaatan teknologi tersebut merupakan bagian dari upaya Ruangguru menyelaraskan pengelolaan sumber daya manusia dengan pertumbuhan bisnis perusahaan.
Dalam presentasi yang mengusung tema Scaling the Business, Building the People, Kartika menjelaskan bahwa pertumbuhan bisnis Ruangguru menuntut pengelolaan human capital yang semakin adaptif.
Didirikan pada 2014, Ruangguru mengembangkan ekosistem pendidikan yang mencakup anak usia dini, siswa sekolah dasar hingga menengah atas, persiapan studi ke luar negeri, serta layanan pembelajaran sepanjang hayat.
Diversifikasi produk tersebut diikuti perluasan jaringan learning center yang tersebar di berbagai daerah di Indonesia, dengan sebagian besar jaringan berada di luar kota-kota besar.
Ruangguru memiliki ekosistem pendidikan berskala besar, dengan puluhan juta pengguna, ratusan ribu mitra guru, dan beragam materi pembelajaran.
Dengan ribuan karyawan dan puluhan ribu mitra yang mendukung operasionalnya, kebutuhan pengelolaan SDM Ruangguru dipengaruhi oleh perkembangan bisnis dan kebutuhan operasional di berbagai daerah.
Karena itu, Ruangguru menerapkan manpower planning yang adaptif untuk menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja dengan perkembangan bisnis.
“Walaupun kami sudah punya manpower planning, sebenarnya perencanaan itu cukup dinamis. Setiap minggu kami melakukan koordinasi dengan setiap pemangku kepentingan karena kebutuhan bisnis bisa berubah,” jelas Kartika.
Untuk memenuhi kebutuhan posisi yang tersedia, Ruangguru mengombinasikan perekrutan eksternal dan mobilitas internal, serta berkolaborasi dengan berbagai pihak, termasuk perguruan tinggi dan komunitas pendidikan, guna menjaring talenta yang sesuai.
Pemetaan Talenta
Selain merekrut karyawan baru, Ruangguru mengoptimalkan talenta internal untuk mengisi posisi strategis melalui promosi, rotasi, dan pengembangan karier.
Kartika menjelaskan, pemetaan talenta dilakukan melalui dua pendekatan. Pertama, pendekatan bottom-up berupa evaluasi kinerja dan usulan promosi atau rotasi dari supervisor. Kedua, pendekatan top-down melalui peninjauan struktur organisasi dan kebutuhan tenaga kerja sesuai perkembangan bisnis.
“Yang kami dapatkan adalah list of potential future leader atau suksesor, dan seluruhnya dilakukan sesuai kebutuhan organisasi dn rencana pengembangan karir karyawan”, ujarnya saat menjawab pertanyaan dewan juri.
Proses rekrutmen disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik setiap posisi, termasuk membuka kesempatan bagi lulusan baru dan mahasiswa aktif. Di saat yang sama, Ruangguru terus memperkuat program pengembangan dan engagement karyawan di unit operasional untuk mendukung keberlanjutan layanan di berbagai daerah.
Bangun Budaya Belajar dan Kepemimpinan
Di bidang pengembangan kompetensi, Ruangguru mengembangkan Internal Facilitator Community (IFC), yaitu komunitas yang mendorong karyawan berbagi pengetahuan dan keterampilan melalui pembelajaran antarrekan kerja atau peer-to-peer learning.
“Setiap orang adalah guru, tetapi di sisi lain setiap orang juga adalah pembelajar. Kami percaya setiap orang memiliki nilai, keahlian, pengetahuan, dan pengalaman masing-masing,” tutur Kartika.
Melalui IFC, karyawan berkesempatan menjadi fasilitator dan membagikan pengetahuan kepada rekan kerja. Komunitas ini telah melibatkan puluhan fasilitator dan menyelenggarakan ratusan sesi pembelajaran, sebagai bagian dari upaya mendorong budaya berbagi pengetahuan di lingkungan kerja. Program ini juga didukung berbagai bentuk apresiasi, antara lain sertifikat, lencana digital, merchandise, dan voucher pembelajaran.
Ruangguru juga menjalankan program pengembangan talenta terstruktur, antara lain Career Acceleration Program (CAP), Management Associate Program (MAP), dan Sales Trainee Academy Ruangguru (STAR).
Program tersebut ditujukan untuk mengembangkan karyawan berpotensi tinggi dan mempersiapkan calon pemimpin perusahaan melalui jalur pengembangan talenta yang terstruktur.
Pengelolaan kinerja dilakukan melalui performance review setiap semester yang mengacu pada pencapaian Objectives and Key Results (OKR) dan nilai-nilai perusahaan. Ruangguru juga menyediakan kanal umpan balik yang memungkinkan karyawan menyampaikan masukan secara terbuka maupun anonim.
Menurut Kartika, mekanisme tersebut membantu karyawan memperoleh masukan secara berkelanjutan sehingga perbaikan kinerja tidak harus menunggu evaluasi formal.
CHIEF sebagai Nilai Perusahaan
Ruangguru memperkuat budaya organisasi melalui nilai CHIEF, yakni Collaboration, Human-Centric, Introspective, Entrepreneurial, dan Fun.
Nilai-nilai tersebut diintegrasikan ke dalam proses pengelolaan kinerja, termasuk penilaian terhadap perilaku karyawan. Dengan pendekatan ini, perusahaan tidak hanya mengukur pencapaian target, tetapi juga cara karyawan menjalankan tanggung jawab dan berkolaborasi.
“Kami bukan hanya menempatkan CHIEF sebagai tulisan di atas kertas. Nilai-nilai ini benar-benar masuk ke dalam seluruh proses HR, termasuk performance review,” tegas Kartika.
Untuk memahami keterlibatan karyawan, Ruangguru melakukan People Engagement Survey sebagai salah satu masukan dalam mengembangkan pengalaman kerja yang lebih baik.
Untuk memperkuat keterlibatan karyawan, perusahaan mengembangkan berbagai komunitas berbasis minat, seperti kegiatan membaca dan olahraga. Dukungan kesejahteraan juga dilakukan melalui layanan konseling profesional dan kebijakan kerja yang memperhatikan kebutuhan karyawan tertentu.
Tim Human Capital Ruangguru juga memastikan proses pengelolaan HR dan berbagai inisiatif terkait people berjalan secara efisien sekaligus efektif. Cost review dilakukan secara berkala untuk memastikan setiap anggaran digunakan secara tepat guna dalam mendukung kebahagiaan, keterlibatan, dan produktivitas karyawan.
Perluas Akses Pendidikan
Untuk memastikan setiap siswa memiliki kesempatan dalam mengembangkan potensinya secara maksimal, Ruangguru menjembatani kesenjangan akses belajar melalui berbagai program bimbingan akademik.
Dukungan ini ditujukan bagi siswa di berbagai penjuru negeri agar dapat menuntaskan pendidikan menengah hingga melanjutkan pendidikan ke perguruan tinggi melalui program Indonesia Learning Fellowship (ILF) sebagai bimbingan seleksi masuk perguruan tinggi kepada siswa dari keluarga prasejahtera di berbagai daerah.
Program ini menyediakan akses pembelajaran melalui aplikasi Ruangguru, webinar pengembangan diri, layanan konseling pendidikan, tryout berkala untuk mengukur kemampuan peserta masuk ke perguruan tinggi, dan pembelajaran berbasis proyek untuk mengasah kreativitas dan keterampilan siswa.